Als startende ondernemer of ZZP’er ben je er waarschijnlijk nog helemaal niet mee bezig maar je zal een hoop financiële zaken moeten regelen. Alvorens je start ben je al bij de KVK geweest en zal er al gewezen zijn op een aantal belangrijke zaken. Toch is het geen overbodige luxe om je hier verder in te verdiepen. Fiscale bewaarplicht, aangiftes, loon en nog vele andere zaken zijn belangrijk en moeilijk overzichtelijk te houden. Maar hoe kan jij ervoor zorgen dat dit jou lukt?
Wat wil de belastingdienst van je hebben?
Er zijn verschillende gegevens in je administratie. De meeste documenten moeten maar liefst zeven jaar opvraagbaar zijn. Hierbij gaat het om het grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie. Een nog langere bewaarplicht geld voor zaken zoals onroerend goed. Dit is bij de meeste starters nog niet van toepassing, tenzij je een bedrijfspand bezit.
Computergegevens
Computerprogramma’s met financiële gegevens kennen dezelfde bewaartermijn als normale gegevens. Het is dan ook goed om te denken aan back-ups. Op die manier voorkom je dat je bij een crash van de PC alles kwijt bent. Ongeveer alle gegevens behoren tot je bedrijfsgegevens en moeten dus bewaard worden. Hierbij kan je denken aan kasadministratie, kassabonnen, facturen of bankafschriften.
Belangrijke documenten en uitgaven
Facturen, bonnetjes en contracten zijn natuurlijk van onmiskenbaar belang voor je administratie. Wanneer je hier niks mee doet wordt het natuurlijk een grote paperassen bende! Daarom is het ook slim om deze te scannen en digitaal in mappen te ordenen. Op die manier voorkom je onleesbare bonnen door het zonlicht of bonnetjes die je simpelweg kwijt geraakt bent. Zorg ervoor dat je iedere maand een back-up maakt van je volledige administratie.
Digitale administratie
Je kan er ook voor kiezen de volledige administratie digitaal te verzorgen. Daarover kunnen afspraken worden gemaakt met de belastingdienst. Gegevens die digitaal worden vastgelegd worden ook digitaal bewaard. Op die manier blijft alles netjes en overzichtelijk. Het kan zijn dat jouw omgeving extern wordt beheerd. Maak dan goede afspraken met eventuele gegevens en de opslag ervan. IT-specialisten kunnen vaak bij een eventuele noodsituatie meer gegevens terughalen dan je zelf verwacht.
Van ZZP’er naar MKB’er
Het kan zomaar zijn dat je binnen no time groeit tot een volwassen onderneming. Het wordt dan steeds lastiger om zelf je administratie bij te houden. Ga dan ook opzoek naar een partner die aangesloten is bij de NOAB. Een administratiekantoor die met je mee kan groeien is dan ook al direct aan te raden. Dit kan een bureau zijn zoals Administratiekantoor JeBo Finance.