Het kiezen van de juiste software voor de loonadministratie van jouw organisatie kan een lastige opdracht zijn. Verschillende typen loonsoftware dienen verschillende doeleinden. Soms zijn de functies zo uiteenlopend dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Belangrijk is dat je als HR-manager de software kiest die bij jouw organisatie past. Alleen dan biedt de software jou ook daadwerkelijk tijd- én kostenbesparing. Over de volgende vier functies moet de loon software van jouw keuze in ieder geval beschikken in 2022.
Automatische processen
Verloning is een maandelijks terugkerend fenomeen. In de meeste gevallen omvat het repetitief werk dat heel makkelijk automatisch kan, in plaats van het steeds opnieuw uitvoeren van dezelfde handelingen. Maar ook nieuwe werkzaamheden, zoals het in- of uitdiensttreden van een medewerker, vaste tredeverhogingen en het berekenen van bruto-netto salaris, kunnen worden geautomatiseerd. Je voorkomt hiermee fouten én je bespaart een hoop tijd die je als HR-medewerker vast veel beter kan gebruiken.
Koppelingen via API’s
Loonsoftware die gemakkelijk te integreren is met andere systemen, maakt het werk een stuk gemakkelijker. Data worden hierbij automatisch met andere applicaties uitgewisseld, waaronder jouw personeelsadministratie software.
Voordelen hiervan zijn dat je geen gegevens meer dubbel hoeft in te voeren, je de kans op het maken van fouten verkleint én je tijd bespaart door efficiëntie. Enkele voorbeelden van koppelingen die handig zijn voor je loonsoftware zijn die met de systemen van pensioenfondsen, journaalposten en arbodiensten.
Software as a Service
Het belang van overal je werk kunnen doen, ongeacht of je thuis, op kantoor of onderweg bent, is in het huidige tijdperk wel duidelijk geworden. Op elk moment je loonadministratie kunnen inzien hoort daarbij. Kies daarom voor SAAS (Software as a Service) als functie. Niet alleen kun je hierdoor je werkzaamheden rondom verloning overal in de cloud uitvoeren, ook kun je altijd en overal gegevens raadplegen. Je hoeft bovendien niet meer bang te zijn dat belangrijke gegevens verloren gaan, bijvoorbeeld in een fysiek archief bij jou op kantoor.
ESS en MSS software
Een goede loonsoftware kies je niet alleen om het werk voor jouw HR-afdeling te vergemakkelijken, maar ook om je medewerkers tevreden te stellen en daarmee de sfeer op de werkvloer te verbeteren. Met ESS en MSS software geef je medewerkers de mogelijkheid om onder meer hun loonstroken in te zien, zelf gegevens aan te passen en declaraties of verlofaanvragen in te schieten. Dit geeft medewerkers en hun leidinggevenden de verantwoordelijkheid en vrijheid om zelf hun zaken te regelen, zonder de benodigde tussenkomst van een HR-medewerker. Dat betekent meer gemak voor de medewerker en meer tijd voor de HR-professional. Win-win!
Tijden veranderen en technologieën ontwikkelen snel, dus houd bovenstaande functies in het vizier als je kiest voor (andere) loonsoftware. Natuurlijk bestaan er nog meer handige functies, dus vergelijk altijd diverse aanbieders. Uiteindelijk is elke organisatie anders, dus bedenk goed wat jij nodig hebt om jouw organisatie te laten excelleren.